Huyện Ea H’Leo ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức đã hình thành văn bản, giấy tờ và những văn bản, giấy tờ đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc, đáp ứng kịp thời các yêu cầu tra cứu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện để theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý, năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Do đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác văn thư, lưu trữ là hết sức cần thiết, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư và lưu trữ được UBND huyện Ea H’Leo hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị.
Ảnh: Minh họa nguồn internet
Trung bình hàng năm phát hành hơn 11.000 văn bản; tiếp nhận và tham mưu xử lý hơn 13.000 văn bản. Để khai thác và phát huy hiệu quả hạ tầng kỹ thuật ứng dụng CNTT đã được đầu tư, UBND huyện đã tiếp nhận, triển khai và đưa vào sử dụng nhiều phần mềm ứng dụng trên mạng nội bộ và mạng diện rộng, như: Phần mềm quản lý văn bản và điều hành (iDesk), hệ thống Email công vụ... qua đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý, xử lý, trao đổi văn bản và công tác phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện; thực hiện trao đổi, khai thác thông tin một cách thuận lợi và nhanh chóng, tạo môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức, góp phần phục vụ tốt công tác truyền tải thông tin quản lý, điều hành của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện đến các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn một cách nhanh chống, hiệu quả và chính xác. Ông Ngô Minh Cảnh - Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện cho biết: “Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ là một xu thế tất yếu trong công cuộc cải cách hành chính. Việc triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện đã được triển khai thông qua phần mềm nhằm giúp cho công tác văn thư, lưu trữ như lập hồ sơ công việc và thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện ngày càng khoa học, hiện đại và hiệu quả. Việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử tạo thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm được kịp thời và nhanh chóng”.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ cũng còn không ít khó khăn. Đó là: Một số cơ quan, đơn vị chưa hiểu rõ và đánh giá hết được các nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành sự quan tâm, đầu tư đúng như yêu cầu của công tác này. Trình độ về CNTT của một số công chức làm công tác văn thư, lưu trữ và kiêm nhiệm công tác văn thư còn hạn chế nên trong quá trình sử dung hiệu quả vẫn chưa khai thác triệt để.
Ảnh: minh họa nguồn internet
Để đưa công tác này ngày càng chuyên nghiệp và đạt được những bước phát triển hơn nữa trong thơi gian tới thì cần phải xây dựng đội ngũ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ có năng lực, trình độ đáp ứng yêu cầu công việc. Đồng thời, làm tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ CNTT cho đội ngũ công chức; chú trọng đầu tư trang thiết bị hạ tầng kỹ thuật theo những bước đi thích hợp, có kế hoạch theo năng lực và điều kiện thực tế của từng đơn vị. Triển khai đồng bộ các giải pháp về kỹ thuật, đảm bảo an toàn, an ninh và bảo mật thông tin. Triển khai và thực hiện tốt Thông tư số 01/TT-BNV, ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ về quy định, quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan và Thông tư số 02/TT-BNV của Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử./.
Nguồn: Thương Tín – Phòng VH&TT huyện.
